Facturation pour cake designer : guide pratique complet

Une facture valide doit comporter plusieurs mentions légalement obligatoires. Votre identité professionnelle : nom ou raison sociale, adresse de votre établissement (adresse de domicile si vous exercez à domicile), numéro SIRET à 14 chiffres. L'identité du client : nom et prénom ou raison sociale, adresse de facturation. La date d'émission de la facture. Un numéro de facture unique et séquentiel (vous ne pouvez pas avoir deux factures avec le même numéro). La description détaillée de la prestation : "Gâteau d'anniversaire personnalisé, 3 étages, thème jungle, 25 parts, décoration pâte à sucre et modelage" vaut mieux qu'un simple "Gâteau". La quantité et le prix unitaire si applicable. Le montant HT (hors taxes). Si vous êtes en franchise de TVA (CA inférieur à 91 900 euros) : la mention "TVA non applicable — article 293B du CGI". Si vous êtes assujetti à la TVA : le taux de TVA applicable et le montant de TVA. Le montant total TTC (toutes taxes comprises). Les conditions de paiement : délai, mode de paiement accepté. Vos coordonnées bancaires (IBAN) pour faciliter le virement.

Pour les commandes de plus de 150 euros ou pour toute commande complexe (wedding cake, gâteau sculptés, grandes quantités), établissez systématiquement un devis avant de commencer la production. Le devis décrit précisément le gâteau commandé : nombre d'étages, nombre de parts, thème et couleurs, techniques de décoration, arômes des génoises et garnitures, allergènes présents, délai de livraison et conditions de livraison. Il mentionne le prix total et les conditions de paiement (notamment le montant de l'acompte demandé). Le devis signé par le client constitue un contrat qui vous protège en cas de litige sur les caractéristiques du gâteau ou le prix. Pour les mariages, un contrat plus complet est recommandé, incluant les conditions d'annulation, la politique de report et les responsabilités en cas de problème de transport.

Plusieurs outils en ligne vous permettent de créer et d'envoyer des factures professionnelles gratuitement. Facture.net est le leader français gratuit : création de factures et devis illimitée, numérotation automatique, envoi par email, relances automatiques. L'interface est simple et accessible même sans formation comptable. Zervant propose également une version gratuite avec des fonctionnalités similaires. Freebe est particulièrement adapté aux micro-entrepreneurs : il intègre la déclaration de CA à l'URSSAF, le suivi des dépenses et la génération de factures conformes. La version de base est gratuite. La facture peut également se créer simplement sur Word ou Excel à partir d'un modèle que vous personnalisez — moins pratique pour le suivi mais suffisant pour commencer. Des applications mobile comme Billie ou Indy (10 à 30 euros par mois) offrent des fonctionnalités plus avancées (signature électronique, devis interactifs, relances automatisées) utiles si vous gérez un volume important de commandes.

Les annulations de commandes et les impayés sont une réalité du métier de cake designer. Pour vous protéger, quelques bonnes pratiques sont indispensables. Définissez clairement vos conditions d'annulation dans votre devis ou vos CGV : par exemple, annulation plus de 30 jours avant la date : remboursement de 50 % de l'acompte. Annulation à moins de 15 jours : aucun remboursement. Pour les mariages, des conditions plus strictes sont habituelles en raison du délai de préparation long et des commandes de matières premières spécifiques. En cas de non-paiement du solde après livraison, envoyez une relance amiable par email dans les 48 heures. Si la relance amiable reste sans réponse, envoyez une mise en demeure par courrier recommandé. Au-delà d'un délai de 60 jours, vous pouvez avoir recours à l'injonction de payer — une procédure judiciaire simplifiée pour les petites créances (moins de 10 000 euros) qui ne nécessite pas d'avocat. La prévention reste la meilleure solution : vérifiez la solvabilité de vos clients professionnels, demandez des acomptes systématiquement et ne commencez jamais une production sans acompte versé.

En France, les pâtisseries artisanales sont soumises à un taux de TVA réduit de 5,5 % en principe (produits alimentaires de base). Cependant, si votre CA annuel ne dépasse pas 91 900 euros (seuil 2026), vous bénéficiez de la franchise en base de TVA : vous n'avez pas à collecter la TVA, vos prix sont "hors taxe" et vous ne la reversez pas à l'État. La contrepartie : vous ne pouvez pas déduire la TVA sur vos achats. La franchise en base simplifie considérablement votre gestion et convient parfaitement aux cake designers qui débutent. Si votre CA franchit le seuil de 91 900 euros, vous devez commencer à facturer la TVA à partir du 1er janvier de l'année suivante (ou du 1er du mois suivant si vous dépassez 101 000 euros en cours d'année). Vous devrez alors mettre à jour vos factures (supprimer la mention "TVA non applicable"), vous inscrire à la TVA auprès des impôts et procéder à des déclarations périodiques.